Wednesday, February 17, 2010

NOTA PEPERIKSAAN PENGURUSAN PERUBAHAN

NOTA PEPERIKSAAN PENGURUSAN PERUBAHAN

1.a.Terangkan faktor-faktor sesuatu organisasi perlu berubah

a.Mengurangkan konflik
Persekitaran masyarakat semakin kompleks. Pelbagai faktor menimbulkan persaingan sengit untuk merebut peluang-peluang dan sumber yang terhad. Faktor-faktor seperti ekonomi, teknologi, politik dan sosio budaya akan meningkatkan konflik di dalam masyarakat. Kecekapan menguruskan masyarakat majmuk dan kompleks seperti di Malaysia memerlukan perubahan pendidikan kerana pendidikan merupakan agen perubahan masyarakat yang penting.
b.Meningkatkan daya pengeluaran
Pengetahuan dan kemahiran rakyat perlu ditingkatkan mengikut peredaran masa. Apabila ilmu setiap warga negara meningkat , produktiviti akan meningkat. Dalam sesebuah organisasi , kecekapan dan prestasi pekerja akan meningkat . Hasilnya ialah proktiviti meningkat dan pendapatan negara akan bertambah.
c.Meningkatkan motivasi
Motivasi luaran dan dalaman menyumbang kepada peningkatan penerimaan perubahan. Semakin besar motivasi dalaman semakin tinggi percubaan untuk menerima perubahan.Peranan pentadbir adalah memberikan motivasi yang tinggi dan sentiasa memastikan setiap pekerjanya bermotivasi tinggi. Perubahan sukar dilakukan jika pekerja mempunyai motivasi yang rendah.

ATAU:
1.b Terangkan faktor-faktor sesuatu organisasi berubah
1. Faktor luaran
i.Sentiasa memberikan yang terbaik kepada pelanggannya agar dapat menarik pelanggan menggunakan produk atau perkhidmatan yang ditawarkan secara berterusan.
ii.Organisasi didesak untuk mengadopsi “paradigm baru” atau melihat dunia saat ini secara lebih sensitif, fleksibel, dan mudah menyesuaikan diri dengan tuntutan dan harapan para stakeholders
iii..Kemunculan produk atau perkhidmatan baru di pasaran turut menyebabkan perubahan dalam organisasi.
iv.Faktor politik dan perundangan turut berperanan dalam menentukan perubahan dalam pasaran di mana perubahan dalam politik akan mengakibatkan individu atau kumpulan merubah perancangan dan perjalanan asal organisasinya.
v.Permintaan terhadap produk atau perkhidmatan terkini memaksa organisasi menggunakan kecanggihan teknologi bagi mempertingkatkan mutu barangan atau perkhidmatan yang akan dikeluarkan.

2. Faktor dalaman

i.Perubahan yang berlaku terhadap pucuk pimpinan dan kuasa dalam organisasi akan menyebabkan berlakunya perubahan terhadap struktur sedia ada dalam organisasi. Struktur hierarki dalam organisasi akan menentukan aliran penjawatan seseorang dan tanggungjawab kerja akan diperhalusi. ii.Perubahan utk mencipta keadaan yang lebih baik dan untuk kebaikan organisasi itu sendiri.
iii.Perubahan utk bertujuan mempertingkatkan mutu dan produktiviti kerja dengan meneliti struktur sedia ada dan menyusun semula proses dan aktiviti organisasi kearah yang lebih baik di samping membentuk struktur organisasi dan budaya yang sesuai.
iv.Latihan dalam organisasi juga dapat menambahkan pengetahuan dan keterampilan pekerja mengenai penggunaan teknologi. Peningkatan kemahiran mengakibatkan perubahan.
vi.Peluang-peluang mendorong kepada semangat bekerja dan membina imej serta meningkatkan kualiti pekerja.Perubahan berlaku.
vii Pekerja yang berkualiti sebaiknya menguasai pelbagai cabang yang membolehkannya membuat pilihan cabang mana yang menjadi pilihan utama. Hal ini membawa kebaikan kepada organisasi pada situasi tertentu yang memerlukan penggantian dengan kadar segera. Perubahan berlaku



Faktor-faktor penyebab perubahan.
i.Faktor teknologi
ii.Gaya hidup
iii.Persaingan
iv.Perubahan dasar politik
v.Perubahan dalam struktur ekonomi
vi.Perubahan pasaran buruh

2.Terangkan model-model perubahan di bawah:

a.MODEL KURT LEWIN

Analisis Tekanan Lapangan KURT LEWIN (1974) merupakan satu teknik umum diagnosis bagi membawa perubahan.
Menurut MODEL KURT LEWIN dalam satu keadaan terdapat dua tekanan yang bertindak untuk mengimbangi satu sama lain.
Tekanan memacu (driving forces)-Satu tekanan yang dikatakan tekanan memacu (driving forces) akan menganjak kearah perubahan.
Tekanan ini membantu (facilitate) usaha perubahan.
Tekanan menahan (restraining forces)
Tekanan menahan (restraining forces) - akan menarik daripada arah perubahan tersebut.

Tekanan ini pula akan menghindar (restrain) perubahan dari berlaku.
Akibat tekanan-tekanan tersebut satu keadaan seakan-akan seimbang (quasi-equilibrium) akan tercapai.

Model Analisis Tekanan Lapangan bertujuan untuk mengenalpasti kesemua tekanan dalam persekitaran bagi membolehkan agen perubahan mengambil tindakan untuk meningkatkan tekanan memacu supaya perubahan dapat dicapai.

Model Kurt Lewin
Menurut Lewin, tingkahlaku seseorang itu merupakan fungsi personaliti beliau yang pada asasnya dapat ditakrifkan sebagai motivasi serta keperluan beliau.
Fungsi personaliti ini pula digandingkan dengan suasana atau persekitaran beliau.
Persekitaran tersebut mempunyai pelbagai tekanan yang bertindak ke atas individu tersebut.
Dengan ini, tingkahlaku seseorang dapat diramalkan dengan menentukan kekuatan tekanan yang bertindak keatas individu tersebut dan keperluan beliau untuk berubah.
Sungguhpun demikian menurut Lewin, tekanan-tekanan keatas individu tersebut bukan merupakan satu tekanan secara realiti dan berbentuk fizikal, tetapi lebih kepada persepsi individu terhadap tekanan.
Sebagai contoh, kita akan melakukan sesuatu kerja yang ketua kita suruh kerana persepsi kita terhadap kuasa yang ada pada beliau.
Sekiranya kita mempunyai perspesi bahawa dia sangat berkuasa dalam menentukan masa hadapan kita maka kemungkinan kita akan buat kerja itu dengan lebih cepat dan teliti.
Sekiranya, pekerja mempunyai persepsi rendah terhadap kuasa ketua tersebut, maka besar kemungkinan kerja tersebut tidak akan diberi keutamaan.
Dalam keadaan ini tingkahlaku kita merupakan gandingan keperluan kita untuk maju dalam kerjaya dan persepsi kita terhadap kuasa pada ketua.
Maka tekanan yang terdapat pada masa ini merupakan tekanan memacu.
Sekiranya semasa kita cuba menyelesaikan tugas tersebut, kita dilekakan oleh rakan kita yang mengajak kita minum teh tarik, maka tekanan menahan wujud dalam keadaan tersebut.

Lain-lain tekanan seperti kesibukan kerja akan menyebabkan satu keadaan seakan-akan imbangan yang tidak membolehkan kerja tersebut dilaksanakan.
Dengan ini kejayaan tugas tersebut ditentukan dengan kebolehan kita untuk meningkatkan tekanan memacu atau mengurangkan
Mungkin salah satu cara ialah dengan menambahkan tekanan memacu seperti meningkatkan aspirasi kita untuk maju dalam kerjaya.

Secara mudah model Kurt Lewin dalam hal ini dapat di gambarkan seperti berikut:
a.Dalam membawa perubahan, model Kurt Lewin juga berguna bagi kita mengenalpasti pelbagai tekanan yang dapat membantu kita mencapai satu keadaan yang baru.
b.Di samping itu kita dapat kenalpasti juga tekanan-tekanan yang menghalang.
c.Dengan mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu kita dapat menganjakkan garisan seakan-akan seimbang ke arah garisan yang di ingini.

Kesimpulan
a.Analisis Tekanan Lapangan Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa merupakan dua alatan yang boleh digunakan untuk menganalisi perubahan.
b.Kedua dua alatan tersebut membolehkan masalah perubahan dikenalpasti, dinyatakan dan dianalisis supaya tindakan wajar dapat diambil dalam usaha mengurus perubahan.
c.Dengan menggunakan alatan tersebut pengurus serta pekerja dapat gambaran jelas berkaitan perubahan yang hendak dilaksanakan serta kepastian yang lebih dalam membawa perubahan ditempat kerja.

MODEL LIPPITT

Model perundingan yang dikemukakan oleh Lippitt dan Lippitt (1978) pula memberi fokus kepada interaksi serta proses yang berlaku semasa perundingan di antara perunding dengan sistem. Sistem di sini bermaksud individu, keluarga dan juga masyarakat. Lippitt dan Lippitt menamakan modelnya sebagai Perundingan Perkhidmatan Insan. Definisi yang di kemukakan oleh Lippitt dan Lippitt begitu bersepadu seperti berikut:

Perundingan adalah sebagai satu proses penyelesaian masalah secara sukarela. Perkhidmatan ini pula boleh ditamatkan sama ada oleh perunding atau konsulti.

Asas perundingan adalah bertujuan bagi membantu konsulti memperkembangkan sikap dan kemahiran, supaya membolehkan konsulti berfungsi dengan lebih berkesan.
Matlamat di dalam proses perundingan adalah :
1. Bagi memperbaiki khidmat kepada orang yang ketiga, iaitu klien.
2. Bagi memperbaiki keupayaan konsulti untuk berfungsi dengan lebih berkesan.
Di samping ini, perhubungan dan proses perundingan adalah setaraf di antara perunding dengan konsulti.

Ciri di dalam proses perundingan terserlah dengan adanya sifat seperti:
a.Kerelaan hati perunding
b.handangan yang terbuka oleh perunding
c.Ketulenan diri oleh perunding
Wujud rasa empati oleh perunding Apabila diperhatikan ciri di dalam proses perundingan yang dikemukakan oleh kedua-dua Caplan dan Lippitt & Lippitt, maka agak terserlah bahawa wujud keserupaan antara kaunseling dengan perundingan. Malahan di dalam sorotan literatur pendekatan kaunseling itu dianggap sebagai strategi intervensi orde yang pertama. Manakala pendekatan perundingan adalah dianggap sebagai strategi intevensi orde kedua. Jelas bahawa di dalam pendekatan perundingan sasaran utama – iaitu klien tidak bersemuka secara langsung dengan kaunselor yang memberikan khidmat sebagai perunding. Klien mendapatkan pertolongan melalui konsulti.
Perundingan modaliti oleh Lippitt & Lippitt bermatlamat bagi mewujudkan perubahan yang positif dalam sistem emosi klien melalui pertolongan yang disampaikan oleh konsulti. Perubahan ini boleh berlaku dengan dua cara:
Secara pasif. Perubahan emosi melalui cara pasif dimana kuasa perubahan tidak terkawal oleh konsulti yang berkenaan. Dalam keadaan ini, kaitan secara langsung tentang tindakan yang di ambil ke atas mengubah emosi klien di lakukan selain dari konsulti. Ini bermakna bahawa konsulti hanya bertindak sebagai pemangkin perubahan.
Secara aktif. Perubahan emosi adalah hasil daripada usaha sistem itu sendiri yang mengarah penyelesaian masalah dan pencapaian maklumat. Dalam keadaan ini, konsulti itu sendiri yang memainkan peranan bagi menggerakkan tindakan perubahan ke atas emosi kliennya. Konsulti berperanan aktif dengan melakukan pelbagai tindakan yang mempunyai unsur-unsur bagi mengubah emosi dan perlakuan klien.

3.Terangkan gaya kepimpinan untuk buat perubahan.

Kepimpinan ini berkonsepkan kepada perubahan iaitu membuat sesuatu perubahan ke arah yang lebih baik dan positif.Kepimpinan perubahan ini mengandungi sifat-sifat karismatik, keupayaan membangkitkan inspirasi, kebolehan merangsang intelektual dan bersifat bertimbang rasa secara individu.

1. Karismatik
Sifat karismatik merupakan salah satu sifat yang terpenting dalam Kepimpinan perubahan. Menurut Bass dan Avolio ( 1997 ), karismatik adalah gabungan ciri-ciri unggul pemimpin dan tingkah laku unggul pemimpin. Sifat-sifat karismatik ini antaranya adalah sanggup berkorban demi organisasi, mempamerkan keyakinan dan kewibawaan, berpegang kuat kepada nilai-nilai organisasi dan menekankan kepada pentingnya mempunyai misi bersama.

Mereka sensitif kepada keperluan orang bawahan, menjelaskan arah masa depan organisasi yang hendak dicapai, berkongsi idea dengan subordinat, memberi inspirasi, sedia menanggung risiko, sentiasa mengorbankan kepentingan peribadi demi kepentingan organisasi dan sentiasa diamati sebagai pemimpin berinovasi.

2. Keupayaan Mencetus Inspirasi
Kepimpinan perubahan akan mencetuskan ilham subordinat dengan memberi motivasi dan menjelaskan matlamat yang hendak dicapai dengan gaya yang meyakinkan. Ini akan menimbulkan rasa ingin berusaha dengan lebih gigih demi mencapai visi yang ditetapkan. Pemimpin ini juga suka menolong subordinat yang kesusahan. Ini akan menimbulkan rasa kagum dam menjadikan subordinat lebih bersemangat untuk bekerja. Beliau juga sering memupuk perasaan bangga dengan organisasi sendiri.

3. Merangsang Intelektual
Kepimpinan perubahan akan menggunakan perbincangan dua hala bagi menjana minda subordinat bagi menyelesaikan sesuatu masalah. Cara ini dipercayai memberi kesan yang besar dan boleh membangkitkan motivasi subordinat. Beliau juga akan menekankan tentang kepentingan kerja berpasukan bagi mencapai sesuatu matlamat.

4. Timbang Rasa Secara Individu
Apa yang dimaksudkan di sini ialah Kepimpinan perubahan akan memberi perhatian secara individu dengan menekankan kepada punca keperluan dan memahami kebolehan subordinatnya bagi memberikan kepuasan kepada mereka. Beliau bertindak sebagai mentor dalam usaha membina keyakinan subordinatnya.

Selain empat sifat yang dinyatakan di atas, Kepimpinan perubahan juga dikatakan selalu berusaha bagi mengurangkan kekangan yang wujud dalam organisasinya. Beliau juga suka menurunkan kuasa kepada subordinat di samping mempertingkatkan keperluan serta kebolehan subordinatnya. Ini akan melahirkan subordinat yang lebih bertanggungjawab dan menghasilkan matlamat organisasi ke peringkat maksimum.

4.Kawalan Kualiti Menyeluruh (TQM) boleh membantu perubahan di sekolah. Jelaskan
( x jumpa )

No comments: