NOTA PEP.KUALITI

NOTA PEPERIKSAAN KUALITI DALAM PENDIDIKAN

1. Kepimpinan dalam pengurusan kualiti pendidikan.
( Huraian )

Pendahuluan
Sekolah akan menjadi orgaanisasi pembelajaran atau organisasi pintar yang berupaya berubah melalui proses kemajuan yang berterusan. Untuk mencapai matlamat ini pemimpin sesebuah sekolah mestilah memiliki gaya kepimpinan dalam persekitaran kualiti.

Wawasan
Kepimpinan berwawasan hendaklah membantangkan harapan sekolah kepada seluruh warga sekolah dan komuniti. Wawasan menyatakan dan menjelaskan nilai-nilai sekolah, lalu menjadi-kan nilai-nilai itu nyata dan boleh dicapai. Wawasan perlu disebut dan dinyatakan supaya memberi erti kepada semua yang terlibat di sekolah. Supaya tahu sebab-sebab, bagaimana, arah, sasaran dan sebagainya.Kefahaman ttg wawasan menentukan kejayaan atau kegagalan. Keputusan berhubung pengurusan sekolah akan memberi kesan pada kedudukan sekolah dlm komuniti.Wawasan yang baik untuk pengurusan berkualaiti perlu meliputi:-
a. Wawasan ada fokus moral dan estetik kerja. Utk. Lahir apa-apa dianggap baik dan cantik iaitu cita-cita hendak capainya.
b. Wawasan jadi cabaran dan timbulkan inspirasi dan bertindak sebagai fokus kpd motivasi, keluar daripada yang ‘biasa’.
c. Wawasan hendaklah mengukuhkan kejayaan dan menyanjung kekuatan.Meneguhkan apa-apa yang sah dan berupaya memberi respon kepada persekitaran yang berubah.
d. Wawasan boleh diterjemahkan kepada tindakan khusus. Semua org. tahu langkah-langkah mencapai wawasan.

Daya Kreatif
Kepimpinan perlu ada daya kreatif supaya tidak bergantung kepada pendekatan tradisional menyelesaikan masalah. Daya kreatif ialah usaha menghasilkan penyelesaian yang imaginative dan radikal terhadap masalah yang sukar diselesaikan.
Cara berfikir kreatif menentukan daya kreatif. Ciri pemimpin yang berfikir secara kreatif melibatkan:-
a. Merasa senang dengan kerumitan.
b. Merasa relex dengan konsep abstrak
c. Pendekatan penyelesaian masalah pelbagai
d. Membuat sintesis bukan mengharaikan data
e. Gigih dgn masalah
f. Tidak takut buat salah
g. Menerima semua kemungkinan penyelesaian masalah
h. Tidak memilih punca utk selesaikan masalah
i. Menggambarkan semua sudut pandangan yang mungkin
j. Menyusun data dalam berbagai pilih atur
k. Tahu sumber penyelesaian melalui baca atau internet.

Pemimpin yang mempunyai daya kreatif akan menggunakan strategik sebagai teknik menyelesaikan masalah. Antara lain:-
a. Menganalisis diri – membuat keputusan sama ada untuk menggunakan kemahiran rakan, mengubah amalan kerja atau mendapat latihan.
b. Menetapkan matalamat – usaha memilih dan menghasilkan sebarapa banyak pendekatan baru yang boleh digunakan
c. Mencabar – menguji ketekalan keputusan yang telah diambil supaya lebih mantap bila dilaksanakan.
d. Kemahiran berfikir – mengembangkan kemahiran melalui latihan dan pembelajaran.
e. Pemindahan – mengatur atau menyusun semula idea supaya sesuai dengan situasi.
f. Pemikiran berkualiti – melalui kompenan menghargai pengalaman, mensintesis pengalaman, menjelaskan pergertian, menimba ilmu dan merumuskan respon.

Kepekaan
Ada 3 pegangan dalam menjalankan hubungan:-
i.hubungan peribadi penentu kepuasan pelanggan
ii.perlu ada ketekalan dalam setiap proses
iii.tindak tanduk pemimpin jadi contoh usaha melaksanakan program kualiti.
Pemimpin mesti ada sifat-sifat kepekaan yang menjadi senarai kemahiran semasa mengurus secara berkualiti.dengan tujuan wujud semangat kekitaan kepada organisasi/ sekolah. Antaranya:-
a. mendengar
b. memberi maklum balas
c. berunding
d. memuji
e. mengendalikan pertelingkahan
f. menggunakan rangkaian
g. rasa empati

Oleh itu kepekaan adalah bermaksud menyayangi, menghormati dan mengharagai. Kepekaan hanya bermakna bila dilahirkan dalam bentuk tindakan, seperti:-
a. mewujudkan keadaan yg boleh menang
b. mendengarkan dahulu
c. pengertian
d. menyelesaikan masalah secara bersama
e. member tekanan kepada isu proses
f. sedar akan orang lain

Subsidiariti
Subsidiariti bermaksud melepaskan kuasa atau delegit setelah proses latihan dan bimbingan dibuat dan mengenakan kawalan terhadapnya.Tugas pemimpin terlalu banyak dan mencabar. Subsidiariti boleh bertindak sebagai latihan kepada orang bawahan kerana mereka juga pelanggan dan perlu berkongsi kerja mencapai kualiti yang diharapkan.
Kepimpinan yang baik akan melakukan subsidiariti kerana banyak feadah. Antaranya:-
a. Merupakan bukti adanya kepercayaan kepada orang bawahan.
b. Merupakan cara baik dan mudah untuk pembangunan dari kerja yang dibuat.
c. Mewujudkan masa untuk memimpin orang bawahan semasa mereka buat kerja kita.
d. Membuat perbandingan penilaian dalam hasil yang dicapai semasa kita buat dengan serah kuasa suruh org. lain buat.

Bagi membolehkan penyerahan kuasa mencapai tujuan perkara asas ini perlu dibuat:-
a. Tujuan dasarnya jelas difahami dan diterima
b. Sasaran yang jelas dirundingkan dan dipersetujui
c. Jadual kerja waktu ditetapkan
d. Kriteria prestasi yang boleh diterima jelas
e. Hasil dan perkara-perkara semakan dibataskan


2. Nyatakan ciri-ciri sekolah berkualiti atau ciri-ciri program pendidikan berkualiti .
( Huraian )
a. Ciri-ciri sekolah berkualiti berkaitan dengan pengurusan.

Sekolah berkualiti berkaitan dengan perubahan. Oleh itu mesti ada komitmen untuk berubah sebab kualiti ialah perubahan.
i.Untuk berubah, Pengurus sekolah ( Guru Besar )
- Perlu faham kedudukan prestasi.
- Tahu bagaimana sistem berfungsi.
- Ada visi untuk masa depan yg diterima dan fokus kpd transformasi kualiti.
- Ada perancangan melaksanakan kualiti selari dengan perubahan refleksi
ii.Pengurusan sekolah mesti sedar dan amalkan bahawa:-
- Q menyeluruh merupakan satu kaedah bantu pendidikan professional selari dengan perubahan persekitaran.
- Kualiti ini penting bagi sekolahnya:-
. untuk kurangkan ketakutan dan
. tingkatkan kepercayaan di sekolah.
. Alat mengukuhkan ikatan antara pendidikan,
masyarakat dan kerajaan
iii. Oleh itu Sekolah yang hendak berubah dan membentuk menjadi sekolah berkualiti dengan mempunyai dan memliki ciri-ciri di bawah:-
a. Fokus kepada pelanggan
Setiap ahli adalah pelanggan dan pembekal (pihak sekolah)Hubungan wujud kerana memenuhi harapan pelanggan dan harapan pembekal.PELANGGAN DALAMAN= Ibu bapa, murid, staf, pentadbir pendidikan.PELANGGAN LUAR = Masyarakat, keluarga, kerajaan, majikan dan pusat pengajian tinggi.
b. Keterlibatan semua pihak
Kualiti adalah tanggungjawab semua
Kualiti menentut semua orang menyumbang kepada usaha kualiti.
c. Pengukuran
Sekolah mesti ada standard kualiti sebagai alat untuk mengukur perubahannya ke arah mencapai standard kualiti.
d. Komitmen
Wujud budaya yang melibatkan semua dalam sekolah untuk berubah mengikut perancangan. Tiada pengecualian, ahli tidur atau pengkianat.
e. Penambahbaikan berterusan
Sekolah memantau setiap proses pendidikan untuk mengenalpasti peluang-peluang untuk penambahbaikan. Berpegang kepada konsep:-
.Penambahbaikan yang kecil tapi berterusan
.Kesilapan sebagai peluang untuk perubahan
.Setiap ahli berkongsi tanggungjawab utk manghalang
dan betulkan masalah.
.Setiap org komited dgn penambahbaikan berterusan
Melaksanakan kualiti dalam bilik darjah spt:-
.Berpusatkan pelajar
.Fungsi bilik darjah berkesan.
.Isu-isu kurikulum ditangani
.Iklim bilik darjah memberangsangkan P&P
.Proses penilaian berlaku, sah dan berterusan.
.Isu-isu disiplin ditangani
.Persekolahan untuk semua
.Asas kualiti ialah saling hormat menghormati.

b. Bandingkan Anugerah Antara bangsa ( Baldrige) dengan Anegerah Tempatan ( maltimore) - ciri sekolah berkesan
( Peta Minda aje )

Anugerah Antarabangsa Anugerah Tempatan

Pelanggan
Pelanggan menggerakkan kualiti Beri hak dan tanggungjawab -
setimpal kepada pelajar
Sekolah punya harapan tinggi -
terhadap pelajar
Jaminan kualiti
Respon yang cepat Fokus tumpuan kepada p&p

Kawalan Kualiti
Pemerhatian jangkamasa panjang Amal pemantauan sistematik
Rekabentuk kualiti dan Guru amalkan pengajaran –
pencegahan bermatlamat
Amal sistem pengukuran positif
Latihan
Tiada Tiada

Proses kualiti
Kepimpinan Pemimpin bertindak profesional
Pengurusan berdasarkan fakta Berwawasan dan matlamat-
Keterlibatan semua pihak dikongsi bersama
Rakan kongsi pembangunan. Perkongsian bersama sekolah -
Tanggungjawab komuniti yang mantap
Sekolah sebagai organisasi
pembelajaran
Penanda aras
Tiada Tiada

Latihan
Tiada Tiada

Audit
Tiada Tiada

Penambahbaikkan
Penambahbaikkan berterusan

3. Huraikan konsep-konsep dibawah dengan merujuk kepada pengurusan sekolah. Pilih lima sahaja.
( Huraian )
SUARA PELANGGAN

Kualiti ialah sesuatu yang ditentukan oleh pelanggan. Keluaran yang berkualiti ialah keluaran yang dapat memuaskan hati pelanggan yang menjadi sasaran.
Untuk membolehkan jabatan mengeluarkan output yang berkualiti, ia perlulah terlebih dahulu mengetahui kehendak pelanggan. Maklumat itu kemudiannya dijadikan asas untuk menentukan ciri-ciri yang harus ada pada output berkenaan.
Peringkat-peringkat tindakan yang lebih terperinci di tunjukkan. Ia nya meliputi:
a. Kenalpasti pelanggan.
b. Kenalpasti kehendak pelanggan.
c. Terjemahkan kehendak pelanggan menjadi standard kualiti output.
d. Wujudkan proses penghasilan output.
e. Melaksanakan proses.
Dalam melaksanakan langkah-langkah ini, sistem-sistem pengukuran prestasi kualiti hendaklah juga diwujudkan pada setiap peringkat. Tujuannya ialah untuk mengukur kesempurnaan langkah-langkah yang dijalankan itu. Sekiranya melalui pengukuran ini dapat dikesan sebarang kecacatan kepada output yang diusahakan, maka tindakan-tindakan pembetulan boleh diaturkan dengan segera.

a.Kenalpasti Pelanggan

Tindakan ini akan membolehkan jabatan mengetahui dengan lebih jelas siapakah pelanggan yang perlu diberi perhatian. Ini akan memudahkan jabatan menumpukan segala usaha dan sumber untuk memberi perkhidmatan kepada pelanggan yang berkenaan. Bagi jabatan-jabatan Kerajaan bilangan pelanggan mereka lazimnya ramai.

Oleh itu jabatan-jabatan boleh mengkategorikan pelanggan masing-masing dan dan menentukan senarai keutamaan yang praktikal. Senarai ini akan dijadikan asas ketika memberi layanan kepada pelanggan. Sementara itu dalam kontek dalaman sesebuah jabatan, rakan sekerja bagi seseorang kakitangan adalah juga dianggap penting. Oleh itu setiap kakitangan perlu mengenalpasti kehendak-kehendak rakan sekerja mereka dan memastikan kehendak tersebut dapat dipenuhi pada sepanjang masa.

b.Kenalpasti Kehendak Pelanggan

Kehendak-kehendak pelanggan adalah berbagai. Ia berbeza mengikut jenis output, masa, tempat dan berbagai faktor lain. Oleh itu jabatan-jabatan perlu mengenalpasti kehendak-kehendak pelanggannya dengan tepat. Berbagai kaedah boleh digunakan seperti menjalankan soal selidik, sesi dialog, temubual dan mengkaji cadangan-cadangan dari pelanggan.
Namun begitu, sebagai panduan umum, jabatan-jabatan juga boleh merujuk kepada ciri-ciri kualiti yang bersifat universal yang lazimnya dihargai oleh pelanggan.

c.Menterjemahkan Kehendak Pelanggan Menjadi Standard Kualiti Output

Kehendak-kehendak pelanggan yang telah dikenalpasti perlu diterjemahkan menjadi standard-standard kualiti output. Standard-standard tersebut perlu jelas dan seboleh mungkin hendaklah bersifat boleh diukur. Ini adalah untuk memastikan supaya standard tersebut mudah difahami oleh kakitangan jabatan. Sebagai contoh, sekiranya kehendak pelanggan ialah perkhidmatan kaunter yang cepat, maka kehendak tersebut boleh diterjemahkan kepada standard tempoh masa perkhidmatan berkenaan harus diberi, seperti 5 minit, 10 minit dan sebagainya.

d.Mewujudkan Proses Penghasilan Output

Proses-proses kerja bagi menghasilkan output hendaklah digubal berpandukan standard-standard kualiti output yang telah ditetapkan sebelumnya. Langkah ini akan menjamin bahawa proses tersebut mempunyai kemampuan untuk menghasilkan kualiti output seperti yang dikehendaki.

Di samping itu, bagi setiap peringkat proses kerja standard-standard kualiti proses perlu ditentukan. Tujuannya ialah untuk dijadikan rujukan kepada kakitangan yang menjalankan proses kerja berkenaan. Dengan adanya panduan ini maka kesilapan yang mungkin berpunca daripada kelemahan kakitangan boleh dikawal.

e.Melaksanakan Proses
Tindakan di peringkat ini ialah melaksanakan proses-proses kerja yang telah digubal itu bagi menghasilkan output-output yang dikehendaki. Di peringkat ini juga jabatan perlu melakukan pemeriksaan kualiti supaya standard-standard yang ditetapkan benar-benar dipatuhi. Pemeriksaan ini harus dijalankan pada tiga peringkat iaitu input, transformasi dan output akhir.

KAWALAN KUALITI

Adalah menjadi tanggungjawab jabatan untuk menentukan pelanggan-pelanggan mereka sentiasa berpuas hati dengan keluaran atau perkhidmatan yang disediakan. Pelanggan-pelanggan itu juga harus mempunyai keyakinan penuh bahawa mereka akan mendapat perkhidmatan yang berkualiti setiap kali membuat urusan. Matlamat ini boleh dicapai oleh jabatan melalui kawalan kualiti.
Kawalan kualiti menekankan kepada pencegahan daripada timbulnya masalah-masalah kualiti dalam penghasilah sesuatu output, melalui tindakan-tindakan yang dirancang dan sistematik. Dengan yang demikian barulah dapat dipastikan bahawa output yang dikeluarkan tidak mempunyai kecacatan (defect free) atau kesilapan (error free). Output seperti inilah yang akan membawa kepada kepuasan pelanggan dan keyakinan mereka kepada jabatan berkenaan.
Bagi mencapai matlamat kepastian kualiti ini, jabatan-jabatan bolehlah mengambil 3 tindakan yang berikut:
a. Melaksanakan pemeriksaan kualiti (Pemeriksaan Q).
b. Mengamalkan perancangan output.
c. Latihan kakitangan.

a.Pemeriksaan Kualiti
Pemeriksaan kualiti bertujuan mengesan masalah-masalah kualiti atau penyimpanan daripada standard yang ditetapkan dalam penghasilan output. Masalah yang telah dikenalpasti itu kemudiannya akan dianalisis untuk mencari sebab-sebab dan kemudiannya menentukan tindakan penambahbaikan yang perlu. Dengan yang demikian masalah-masalah kualiti akan dapat dicegah sebelum ianya sampai kepada pelanggan.
Pemeriksaan kualiti ini adalah bersifat menyeluruh. Ia meliputi pemeriksaan ke atas input, proses kerja dan output akhir. Pemeriksaan ke atas input (incoming inspection) bertujuan memastikan input-input yang digunakan untuk menghasilkan output adalah berkualiti. Pemeriksaan ini perlu kerana penggunaan input yang tidak berkualiti boleh mendatangkan berbagai masalah kepada proses kerja dan akhirnya menjejaskan kualiti output akhir. Input yang dimaksudkan ini meliputi: bahan-bahan yang diperolehi dari pembekal atau agensi lain; sistem dan prosedur; dan maklumat dan data.
Pemeriksaan ke atas proses pula bertujuan menentukan supaya berbagai peringkat proses bagi menghasilkan output sentiasa berjalan lancar seperti yang dirancang dan menepati setandard-standard kualiti proses yang ditetapkan. Ini adalah kerana apabila proses kerja menepati standard, maka dapat dijamin keluaran akhirnya juga akan mengandungi ciri-ciri kualiti yang diinginkan oleh Jabatan. Dari segi pelaksanaannya pula, pemeriksaan ini akan lebih berkesan jika dijalankan oleh kakitangan yang menggerakkan proses itu sendiri. Ini adalah untuk memudahkan mereka mengambil tindakan-tindakan pembetulan dengan serta-merta apabila berlaku penyimpangan standard. Tindakan serta-merta ini akan dapat menyekat keluaran yang cacat daripada memasuki proses kerja yang seterusnya dapat menimbulkan masalah kualiti yang lebih besar kepada jabatan.
Pemeriksaan di peringkat output (final inspection) pula ialah pemeriksaan akhir sebelum output di serahkan kepada pelanggan. Dalam pemeriksaan ini jabatan perlu memastikan output yang dikeluarkan benar-benar mempunyai ciri yang dikehendaki oleh pelanggan sebelum membuat penyerahan. Pemeriksaan di peringkat ini amat kritikal kerana sebarang kesilapan mengakhibatkan pelanggan menerima output yang tidak berkualiti. Apabila ini terjadi bukan sahaja pelanggan tidak berpuas hati, tetapi jabatan juga terpaksa menanggung kos kualiti seperti menghabiskan masa untuk melayan aduan-aduan dan rungutan daripada pelanggan.

b.Perancangan Output
Perancangan output adalah satu cara yang berkesan bagi memastikan wujudnya kualiti di dalam output-output yang dikeluarkan oleh jabatan. Untuk itu setiap peringkat kerja bagi memastikan output perlu dirancang dengan teliti supaya peluang-peluang berlakunya kecacatan dapat dihindar pada awal-awal lagi. Perancangan ini adalah bersifat pencegahan yang akan mengelakkan jabatan daripada menanggung kos-kos kualiti yang tidak perlu. Perancangan ini amat perlu pada dua peringkat kerja yang kritikal iaitu:
a. Peringkat rekabentuk keluaran (product design).
b. Peringkat rekabentuk proses (process design).
Perancangan di peringkat rekabentuk keluaran bertujuan memastikan keluaran yang hendak diusahakan oleh jabatan benar-benar sesuatu yang dikehendaki pelanggan. Oleh itu jabatan perlu mengetahui kehendak-kehendak pelanggan dan menentukan ciri-ciri yang semestinya ada pada keluaran berkenaan.
Perancangan di peringkat rekabentuk proses pula bertujuan menentukan proses-proses yang akan diwujudkan benar-benar berkemampuan mengeluarkan keluaran dengan kualiti yang diinginkan. Di peringkat inilah ditentukan proses-proses yang perlu disempurnakan dan standard-standard kualiti proses yang perlu dipatuhi. Selain daripada itu segala peringkat proses, sistem dan prosedur dan standard-standard akan didokumenkan dalam bentuk manual dan prosedur kerja, carta aliran dan sebagainya bagi rujukan kakitangan.

c.Latihan Kakitangan
Bagi menghasilkan output yang berkualiti jabatan-jabatan perlu mempunyai kakitangan yang mashir dan cekap. Ini menjadikan latihan kepada kakitangan sebagai langkah kepastian kualiti yang sangat penting. Kakitangan perlu dilatih supaya mereka benar-benar memahami akan tanggungjawb mereka untuk memastikan ciri-ciri kualiti wujud di dalam output yang mereka hasilkan. Untuk itu mereka perlu melakukan penilaian sendiri (self-assessment) ke atas proses-proses kerja yang dikendalikan, agar standard-standard kualiti setiap proses kerja dipatuhi. Selain daripada itu latihan kepada kakitangan juga bertujuan memberi kefahaman kepada kakitangan tentang falsafah dan matlamat kualiti yang diinginkan oleh jabatan. Dengan kesedaran ini maka komitmen mereka terhadap sistem-sistem kualiti yang diwujudkan oleh jabatan akan bertambah kukuh. Ini juga memberi jaminan terhasilnya kerja-kerja yang berkualiti.

LATIHAN

Latihan dalam bidang kualiti adalah keperluan asas bagi kejayaan TQM. Iniadalah kerana pelaksanaan TQM memerlukan sokongan dan penyertaan kakitangan yang mahir dan berpengetahuan. Kakitangan yang mahir dapat mengelakkan masalah-masalah yang berpunca daripada tenaga manusia (human error) dalam proses kerja dan ini menjamin penghasilan output yang tidak mempunyai kecacatan. Melalui latihan juga jabatan boleh mendedahkan kepada kakitangnnya tentang konsep-konsep pengurusan kualiti, dasar-dasar kualiti dan strategi-strategi yang digubal oleh jabatan. Kefahaman mengenai perkar ini akan mengukuhkan komitmen kakitangan terhadap usaha-usaha jabatan dan mengurangkan kemungkinan penentangan terhadap perubahan-perubahan yang dibawa oleh TQM.

Latihan untuk kakitangan perlu dijalankan secara berterusan memandangkan jabatan-jabatan beroperasi dalam persekitaran yang berubah. Oleh itu kakitangan jabatna perlu dilatih supaya mereka dapat melengkapkan diri untuk menghadapi cabaran-cabaran yang akan dibawa oleh perubahan tersebut.
Latihan untuk kakitangna perlu disusun secara sistematik, bersesuaian dengan dasar kualiti jabatan.
Peringkat-peringkat tersebut ialah;
a. Menggubal Pelan Induk Latihan yang sejajar dengan dasar kualiti jabatan.
b. Menentukan pegawai yang bertanggungjawab mengenai latihan
c. Menggariskan objektif latihan.
d. Membentuk struktur organisasi untuk mengendalikan latihan.
e. Menggariskan keperluan latihan.
f. Menyediakan program dan bahan-bahan latihan.
g. Melakasana dan mengesan kemajuan program latihan.
h. Menilai pencapaian program.
i. Mengkaji semula keberkesanan latihan.

a.Menggubal Pelan Induk Latihan
Pelan ini digubal berpandukan dasar kualiti jabatan. Pelan ini mesti selaras dengan prinsip-prinsip dan objektif-objektif yang ditetapkan di dalam dasar tersebut. Kandungan pelan ini hendaklah dimaklumkan kepada seluruh kakitangan.

b.Menentukan Pegawai Bertanggungjawab
Ketua-ketua Jabatan, Pengurus dan penyelia perlu diberi tanggungjawb tentang alatihan untuk kakitangannya. Mereka perlu memastikan kakitangan mereka menerima latihan kualiti dengan secukupnya. Di samping itu kakitangan yang telah dilatih hendaklah digalam mengembangkan pengetahuan mereka kepada kakitangan lain mengikut prinsip cascade. Dengan ini pengetahuan tentang kualiti akan tersebar luas dalam jabatan.

c.Menggariskan Objektif Latihan
Objektif latihan ditentu berdasarkan tahap kualiti keluaran atau perkhidmatan yang hendak diberi. Objektif ini perlu menyentuh isu-isu seperti:
i. Bagaimana kehendak pelanggan dapat dijelaskan dengan berkesan kepada seluruh kakitangan jabatan.
ii. Bidang-bidang kerja yang perlu diberi perhatian.
iii. Prosedur dan peraturan yang perlu diubahsuai.
iv. Perubahan-perubahan yang akan dilaksanakan pada masa hadapan.
d.Mewujudkan Struktur Organisasi Bagi Latihan
Sekiranya didapati praktikal, jabatan-jabatan boleh mewujudkan struktur organisasi yang khusus untuk mengendalikan latihan kualiti untuk kakitangannya. Misalnya menubuhkan Bahagian atau Unit Latihan yang tertentu. Tumpuan latihan ialah kepada aspek kepakaran atau pengetahuan khusus. Latihan seperti ini perlu dikendalikan oleh tenaga pengajar yang mahir.

e.Keperluan latihan
Jabatan-jabatn hendaklah menggariskan dengan jelas keperluan latihan bagi setiap aspek kerja yang dijalankan. Isu-isu yang perlu disentuh termasuklah:
i. Siapa yang perlu dilatih.
ii. Tahap kemahiran yang dikehendaki.
iii. Tempoh latihan.
iv. Adakah latihan perlu disegerakan.
v. Bilangan yang perlu dilatih.
vi. Siapa yang akan melatih.
vii. Sumber-sumber yang diperlukan.

f.Menentukan Program dan Bahan Latihan
Program dan bahan-bahan untuk mengendalikan latihan perlu disesuaikan dengan objektif dan keperluan yang ditentukan oleh jabatan. Program-program ini seharusnya menyentuh 4 aspek yang berikut:
§ Objektif latihan (objektif ini perlu dinyatakan dari segi bentuk tingkalaku yang dikehendaki)
§ Kandungan modiul
§ Kaedah latihan
§ Jurulatih yang bertanggungjawab.

g.Melaksanakan Program Dan Mengesan Kemajuan
Jabatan-jabatan perlu melaksanakan program-program latihan seperti yang ditetapkandi dalam pelan induk. Pelaksanaanini pula perlu dikesan pada sepanjang masa agar masalah-masalah pelaksanaan dapat diberi perhatian degnan secepat mungkin.

h.Penilaian Ke Atas Pencapaian Program
Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadap latihan (seperti Ketua Jabatan, Pengurus dan Penyelia) perlu menilai hasil yang diperolehi daripada program latihan kakitangannya. Maklumbalas daripada penilaian ini akan dijadikan asas untuk memperbaiki program latihan yang akan datang.

i.Kajian Semula Keberkesanan Latihan
Dari semasa ke semasa, pihak pengurusan atasan di jabatan-jabatan perlu mengkaj I semula secara menyeluruh keberkesananpelan induk latihan masing-masing. Ini adalah untuk memastikan pelan tersebut sesuai dengan kehendak semasa dan dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah.

PENAMBAHBAIKAN
Objektif kualiti dicapai melalui pelaksanaan aktiviti-aktiviti penambahbaikan. Oleh itu jabatan-jabatan perlu mengenalpasti aktiviti-aktiviti penambahbaikan yang bersesuaian dengan operasi-operasi kerja yang dijalankan. Aktiviti ini mungkin merupakan rangkaian tindakan untuk:
a. penyemakan semula sistem kualiti;
b. pembaikan kepada prosedur kerja;
c. peningkatan standard-standard operasi.

Aktiviti-aktiviti penambahbaikan perlu dirancang dengan terperinci supaya mudah dilaksanakan. Ia juga perlu mempunyai jadual pelaksanaan bagi membolehkan pihak pengurusan mengesan kemajuannya dari semasa ke semasa.

Perkara-perkara itu meliputi:
a. Tujuan aktiviti penambahbaikan.
b. Tempat di mana aktiviti akan dijalankan.
c. Jadual pelaksanaan.
d. Kakitangan yang akan terlibat.
e. Methodologi yang akan digunakan.

14 prinsip penambahbaikan kualiti menurut Crosby

1. Menunjukkan dengan jelas bahawa pihak pengurusan adalah komited kepada pengurusan kualiti

2. Membentuk pasukan penambahbaikan kualiti dengan wakil dari setiap jabatan

3. Menentukan di mana letaknya masalah semasa dan masalah potensi

4. Menilai kos kualiti

5. Meningkatkan kesedaran kualiti di kalangan pekerja

6. Mengambil tindakan untuk membetulkan masalah yang dikenalpasti

7. Menubuhkan jawatankuasa bagi melaksanakan pengurusan tanpa kecacatan

8. Melatih penyelia untuk memainkan peranan secara aktif untuk penambahbaikan kualiti

9. Menganjurkan hari ”Tanpa Kecacatan”

10. Menggalakkan individu menetapkan matlamat

11. Menggalakkan pekerja menyampaikan kepada pihak pengurusan halangan-halangan yang dihadapi untuk mencapai matlamat penambahbaikan

12. Mengiktiraf dan menghargai ahli organisasi yang mengambil bahagian dalam usaha penambahbaikan

13. Menubuhkan majlis kualiti untuk tujuan komunikasi

14. Mengulang langkah penambahbaikan untuk memberi konotasi penambahbaikan kualiti merupakan proses tidak berkesudahan.

6 alat penambahbaikan kualiti menurut Conway

1. Kemahiran hubungan manusia

2. Tinjauan statistik

3. Teknik statistik mudah

4. Kawalan proses statistik

5. Pembayangan / penggambaran sesuatu proses, tatacara atau pengendalian

6. Kejuruteraan perindustrian

KRETRIA KUALITI DEMING ( 5 aje )
14 prinsip pengurusan kualiti menurut Deming

1. Mewujudkan azam ke arah penambahbaikan produk dan perkhidmatan

2. Menghayati falsafah baru demi mewujudkan perubahan

3. Memberi tumpuan terhadap incoming-process dan bukannya end-process

4. Mencapai kualiti menerusi hubungan dua hala dengan pembekal

5. Meningkatkan usaha-usaha penambahbaikan proses dalam setiap aktiviti

6. Mengadakan kaedah latihan moden untuk melahirkan kakitangan yang terlatih dan berkemahiran

7. Mengadakan kaedah penyeliaan dengan cara moden untuk mengajar dan melatih pekerja

8. Memberi galakan kepada pekerja supaya berinovatif dan produktif

9. Mengatasi halangan komunikasi di antara jabatan

10. Memansuhkan matlamat berangka untuk tenaga kerja

11. Menghapuskan piawai kerja dan kuota

12. Mengalihkan rintangan yang menghalang pekerja bekerja mengikut masa

13. Mewujudkan program pendidikan dan latihan untuk pekerja secara berterusan

14. Mencipta struktur pengurusan atasan yang berupaya merealisasi kesemua 13 prinsip di atas di dalam organisasi